IEL-DF oferece serviço de gestão documental

Tão importante quanto preservar os documentos de uma empresa é organizá-los de forma adequada. Para isso, o Instituto Euvaldo Lodi do DF (IEL-DF) oferece o serviço de gestão documental, que organiza e, se preciso, trata e arquiva acervos de instituições públicas e privadas. A guarda pode ser feita de forma física ou digital.

Renata Lobo, arquivista do Núcleo de Documentação e Informação do IEL-DF, destaca que, quanto mais cedo se iniciar o ordenamento, melhor. “Alguns esperam ter um acumulado de documentos para então começar a organizar, mas, à medida que o tempo passa, a empresa cresce e acumula mais e mais arquivos sem classificação, o que torna o processo mais difícil e oneroso no futuro.”

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O trabalho da equipe do IEL-DF pode ser feito no núcleo ou na própria empresa. Cada documento precisa de um cuidado diferente, por isso a primeira etapa é a elaboração de planos de classificação e de tabelas de temporalidade. “Elaboramos um código para cada tipo de documento e, depois, uma tabela que diz por quanto tempo eles devem ficar guardados”, explica Renata.

Em seguida, é feita a classificação, em que cada arquivo recebe o código definido na etapa anterior. Na fase posterior, de higienização, quando necessário, há retirada de poeira e substituição de grampos e de elásticos por formas de acondicionamento que ajudam na conservação, como pastas feitas de papel com pH neutro e grampos plásticos.

No caso de empresas que não dispõem de espaço para armazenamento, o IEL-DF realiza a guarda. O Núcleo de Documentação e Informação do IEL-DF funciona em um espaço de cerca de 800 metros quadrados no Guará, onde trabalha uma equipe multidisciplinar, com profissionais das áreas de Arquivologia, História e Administração. O local abriga cerca de 50 mil caixas.  

Os serviços podem ser contratados separadamente. A empresa interessada deve entrar em contato pelo número (61) 3435-2384, de segunda a sexta-feira, das 8 às 17 horas, ou enviar um e-mail para gestaodocumental.iel@sistemafibra.org.br. Uma equipe do IEL-DF marcará uma visita para avaliar o volume e as condições do acervo e apresentará uma proposta.

Veja aqui a galeria de imagens.

Texto: Samira Pádua
Foto: Moacir Evangelista / Sistema Fibra
Assessoria de Comunicação do Sistema Fibra

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